【GTD】AsanaとInstaganttを組み合わせてタスクを体系的にまとめたら幸せになれた話

研究
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自称GTD研究家の私が改めてAsanaの使い方を突き詰めてみた。
なおGTDという手法については、他サイトでの解説が詳しいのでそちらに任せます。

GTDとは?ストレスをなくすためのタスク管理法をJootoで実践 – タスク・プロジェクト管理ツールJooto (ジョートー)

1. まず前提的にここまでの私の仕事の進め方

私の仕事の流れは概ねこんな感じ。

  1. 仕事が画面モックと納期とセットの状態で降ってくる
  2. 仕事の作業内容を列挙、算出し作業密度を計算する *1)
  3. クライアントに適宜進捗を報告する
  4. 検証の上納品報告

*1)実質モックから先の内部設計→実装→jQueryギミック実装まで対応するが内部設計について報告は求められない

2. Asanaで目指したこと

チームの仕事、プロジェクト、タスクをオンラインで管理 · Asana

上記で言及しているのが以下の通り。

  1. GTDと言えばタスクを列挙するものだけど、タスクあたりの作業時間を計算したい。
  2. タスクはタスクで一気にカキコして作業時間は後からじっくり計算する。
  3. 最終的には工期を算出したい。
  4. 1日あたりの作業量と時間を算出したい。
  5. UIが綺麗でないとやだ。

3. 露呈した問題点

上記 *1)の工程での、タスク作成の密度と手法が問題でした。

例えばFB的なSNSなら

アカウント管理アカウント作成メルアド重複バリデート

アカウント名重複バリデート

パスワード強度バリデート
ログインメルアドバリデート

パスワード入力バリデート

アカウント有無バリデート
ログアウト 
パスワードリマインダメルアドバリデート

パスワード入力バリデート

アカウント有無バリデート
情報編集アカウント情報バリデート

写真登録
タイムラインタイムライン参照参照権限確認
タイムライン投稿投稿権限確認
ニュースフィードニュースフィード収集フォロー先参照

フォロー先のタイムライン投稿参照

フォロー先のタイムライン投稿の参照権限取得
アカウントフォローフォロー参照 
フォロワー参照 
フォロー実行アカウント権限参照
グループグループ作成グループ参照範囲設定
グループ管理 
グループ参加グループ参照範囲確認
グループ参加承認・拒否およびその通知 
グループ書込 
DMDM送信送信可否取得
DM受信 
DM管理取得・消去・返信
管理者様機能BAN 
広告管理 

ざっとこのくらいは機能が出てくると思いますが、本来は機能的にカテゴライズされてないとなりませんでした

勝手知ったるLAMP環境製品なら少々ぞんざいでもどうにかなったのですが、やること多いSwiftはそうはいきませんでしたw

結果、実装内容を把握しきれないという問題が発生しました。

4. 解決方法(仮)

1. タスクを階層化する
Asana のサブタスクについて | 製品ガイド · Asana

Asanaはタスクの下にサブタスクを持たせることができます。

アカウント管理アカウント作成メルアド重複バリデート

アカウント名重複バリデート

パスワード強度バリデート
ログインメルアドバリデート

パスワード入力バリデート

アカウント有無バリデート
ログアウト 
パスワードリマインダメルアドバリデート

パスワード入力バリデート

アカウント有無バリデート
情報編集アカウント情報バリデート

写真登録

この場合は孫タスクから先を割愛していますが、玄孫タスクくらいまで作ります。

2. Instagantt 導入
Gantt Chart Software for Project Management | Instagantt

ちょっとだけ経営工学になります。
Asanaに登録したタスク群からガントチャートを作ることができ、進捗率を算出できます。
タスクをいくつかまとめることができたら、Instaganttを連携させます。

Instagantt + Asana: カスタムガントチャートを作成します · Asana

このスクショがちょっと古いのですが、子タスク孫タスク曽孫タスク玄孫タスクまで自分にアサインしたものはすべて表示されます。
Asanaでは直下のサブタスクまでしか1画面では見えないんですが、縦しんばAsanaで取りこぼしている場合はInstaganttで補完できますw

ここでめいめいの工程の見込み時間を記入し、先に済ませていなくてはならないタスクを紐づけながら、着手予定期日を設定します。
そうすると、子タスク群の総日数がもっとも上のタスクに反映されるので、自ずとすべての工数が算出できます。
この計算結果を見込み工数ですと報告しますw

3. タスク消化

Instaganttのタスクリストにパーセンテージが表示されていると思いますが、Asana側でタスクを消化するとこちらに反映されます。
進捗率の計算はこれで一発。
なおInstagantt側で完了つけると、逆にAsanaに反映されます。

4. オールグリーンになったら検証

ダブルチェックのできるGTDなんてあるといいな…と思った頃もありましたが、
検証報告書なら実装した筈のものが動作してる確認が取れればOK。
1. で作ったタスク群をいっぺんコピーして、期日が入っていたらリセット。ダブルチェックを行います。

5. まるっと報告したら納品

っしゃー!納品じゃー!

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6. なんとなく課題

さて、しばらくぶりにLAMP仕事を目論んだので、早速この手法で対応しております。
仕事のラストは報告。何は無くとも報告。手こずっていてもその旨報告。
スプレッドシートに直にアウトプットできるファンクションがInstaganttにはありますが、所定のフォーマットに納めて提出しろとか言われると厄介かもです。

*なお2019/9/23時点に無料でサービスが利用できる範囲でどこまで体系づけられるか書き起こしております。
後日に突如どれかのサービスが有料になってしまった場合は、何か考えます。

どなたかの参考になればと思います〜。

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